Samarbejdende foreninger skal tættere på Roskilde Festival

Hos ledelsen i Roskilde Festival ved de godt, at de skal blive bedre til at holde på de foreninger, der leverer massevis af frivillig arbejdskraft til festivallen. Men kan de finde ud af, hvad der skal til – eller har de brug for hjælp?

Roskilde Festival samarbejder med over 200 forskellige foreninger om alt fra brandvagter og dåsepant til mobilopladninger og oprydning. Der er mange kompetencer i spil hos de mange forskellige foreninger. Uden foreningerne var der ikke nogen Roskilde Festival. Men problemet er, at mange af foreningerne ikke føler sig som en del af fællesskabet. Og hvis ikke Roskilde Festival er fællesskab, hvad er det så?

Sammen med Tuborgfondet har Roskilde Festival forsøgt at finde ud af, hvordan de ændrer på deres procedurer og samarbejdsrelationer, så foreningerne bedre føler sig som en del af fællesskabet. Et nøgleelement i denne indsats er, at de vil ændre forholdet til foreningerne fra at være leverandører til festivallen til at være en reel samarbejdspartner. De har derfor haft en dialog med 25 udvalgte foreninger, der skal give forbedringer fra den kommende festival i 2019.

Dialogen er mundet ud i tre konkrete indsatser:

  • Dialog med foreningerne
  • Buddy-ordninger
  • Facilitering af netværk

En dialog med den enkelte forening om den konkrete løsning af opgaven i deres bod skal give foreningen en størrelse indflydelse på opgaveløsningen. Det er trods alt også foreningen, der står ude på pladsen med en masse gæster omkring sig, og skal finde lavpraktiske løsninger på de udfordringer dagene og gæsterne bringer med sig.

Buddy-ordningen har været anvendt internt i Roskilde Festivals egen organisation, hvor deres erfarne ledere har oplært nye ledere. Dette overføres nu som tilbud til foreningernes ledere, men det er ikke klart om det skal være festivallens egne ledere, der skal oplære foreningernes ledere – eller om det skal være en buddy-ordning foreningerne imellem. Der er ingen tvivl om, at tilbuddet kan være til gavn for nye foreningsledere, men hvad med de foreninger, der har været med i flere år? Hvordan skal deres ledere udvikle deres kompetencer til gavn for hele festivallen?

Roskilde Festival vil desuden facilitere et netværk mellem de samarbejdende foreninger. Det er ikke klarlagt, hvad indholdet skal være, men de foreslår selv emner som vagtplanlægning samt rekruttering og ledelse af frivillige. Det virker en smule diffust, hvad festivallen ønsker at opnå med dette, men grundtanken er såmænd god nok.

Med disse indsatser vil Roskilde Festival forsøge at opnå større synergi og bedre samarbejde med foreningerne – og mellem foreningerne.

Men hvad kan virke, og hvor er der brug for yderligere udvikling og nytænkning?

For at grave et spadestik dybere i dette har jeg stillet fire foreninger, der deltager som samarbejdende foreninger på Roskilde Festival tre spørgsmål om samarbejdet med festivallen. Jeg har spurgt dem, hvad de ser som de største udfordringer ved samarbejdet, hvad deres indtryk er af Roskilde Festivals egne frivillige ledere og endelig om de har nogen gode råd til festivalens ledelse. En detaljeret oversigt over de fire foreningers besvarelser kan ses i faktaboksene i bundet af indlægget.

Orange Feeling på retur
Foreningerne oplever, at Roskilde Festival mere og mere ser festivallen og deres samarbejde med foreningerne med kommercielle briller – på bekostning af festivallens egen Orange Feeling. De oplever, at grebet om handlemulighederne bliver strammet mere og mere. Samtidig oplever foreningerne, at deres indflydelse på egne opgaver mindskes år for år.

Hvis Roskilde Festival var mere åbne om deres valg og beslutninger, så ville der sikkert samtidig være bedre forståelse for dem. Beslutningshierarkiet er meget top-down, men hvis der nu var lidt mere buttom-up, hvor foreningerne som det udførende led rent faktisk fik medindflydelse på deres egne opgaver, så ville samarbejdet nok fungere bedre. Foreningerne ville få større ejerskab til deres opgaver, og de ville mindre sandsynligt fravælge Roskilde Festival fremadrettet.

Mellemledere med forbedringspotentiale
Generelt oplever foreningerne, at niveauet med frivillige mellemledere, der opererer mellem festivalledelsen og den samarbejdende forening, lider under manglende samarbejdsevne og forståelse. I forlængelse af det ovenfor beskrevne, så oplever foreningerne mere en spare-iver og en effektiviseringskultur, frem for lysten til at udvikle festivallen i samme takt og retning.

Der er tydeligvis behov for kompetenceudvikling af festivallens egne, frivillige mellemledere. De bliver – over en bred kam – oplevet som enten usynlige eller uhensigtsmæssigt kommunikerende. Hvis nu mellemlederne fik en relevant udvikling af deres kommunikative og ledelsesmæssige kompetencer, så ville foreningerne nok opleve dem som bedre samarbejdspartnere. Deres lyst til at udvikle festivallens serviceniveau ville nok stige i samme takt som mellemledernes forbedrede kompetencer.G

Gode råd til forbedringer
Foreningernes bud på forbedringsforslag til festivalledelsen handler meget om forbedring af vilkårene for de frivillige, hvilket ikke er overraskende. Det er jo de frivillige, der er foreningernes motor under festivallen. Det er dem, der skaber indtjening til foreningerne.

Der er forslag om at forbedre bodernes bagområder, hvilket giver bedre vilkår for de frivillige, når de er på vagt. I samme boldgade er der et konkret om bedre normering af de frivillige, så de nuværende ikke skal løbe så stærkt, som de gør på deres vagter. Der er skåret i normeringen over de seneste tre år uden tilsvarende tilpasning af opgaverne.

Ellers handler forslagene om mere lydhørhed fra festivalens side, når foreningerne kommer med forslag til løsning af opgaverne.

Største udfordringer ved samarbejdet?

  • Ændring fra 24 til 32 timer uden dialog
  • Antal frivillige skæres uden forståelse for om opgavens kompleksitet ændres (mange flere mobilopladninger end tidligere giver mere tryk på arbejdet)
  • Gentagne rationaliseringer
  • Kommerciel styring mere end Orange Feeling
  • Ikke forståelse for foreningernes vurderinger af fx sikkerhedsrisiko og dårlige forhold for gæsterne
  • Manglende indflydelse
  • Svingende lederskab får foreninger til at se hinanden som modstandere

Indtryk af Roskilde Festivals mellemledere?

  • Store forskelle i indtrykket – fra samarbejdsvillig til spare-ivrig
  • Et lotteri om man får en god leder
  • Usynlige ledere
  • Små konger
  • Ringe lydhørhed
  • Uhensigtsmæssig og de-motiverende kommunikation
  • Årlig øvelse i effektivisering
  • Envejs kommunikation – er blevet bedre de seneste år

Bedste råd til Roskilde Festival

  • Anerkende den enkelte frivilliges indsats (gratis billet, men lægger mange penge på festivallen)
  • Forbedring af bodernes bagområder
  • For meget pres på den enkelte frivillige (antal timer, arbejdspres)
  • Lydhørhed
  • Mindre bureaukrati
  • Værdsætte foreningernes indsats
  • Mindre kommercialisering
  • Bedre normering af frivillige

Artikel om emnet:

Roskilde Festival: Vores samarbejde med foreningerne skal ændres fundamentalt (Altinget)


Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *